Yeni sistemle birlikte okul yönetimleri randevuları elektronik ortamda takip edebilecek, onaylayabilecek veya uygun olmayan talepleri reddedebilecek. Randevu işlemlerinin daha planlı yürütülmesi ve görüşmelerin kayıt altına alınması hedefleniyor.
İLK GİRİŞ OKUL MÜDÜRÜ TARAFINDAN YAPILACAK
Sistemin ilk kurulumu okul müdürü tarafından gerçekleştirilecek. Müdürler, “Yetkilendirme” bölümü üzerinden okulda görev yapan ilgili personele sistem üzerinde işlem yapma yetkisi tanımlayabilecek.
Yetkilendirilen personel, kendi hesaplarıyla sisteme giriş yaparak randevu süreçlerini yönetebilecek. Personel listeleri de sistem üzerinden görüntülenip düzenlenebilecek.
RANDEVULAR ONAYLANABİLECEK VEYA REDDEDİLEBİLECEK
Okul yetkilileri, kendilerine ulaşan randevu taleplerini “Randevu Yönetimi” ekranından inceleyebilecek. Uygun görülen talepler onaylanırken, uygun olmayan randevular reddedilebilecek veya gerekli durumlarda düzenlenebilecek.
Randevunun onaylanması ya da iptal edilmesi halinde sistem üzerinden öğretmen ve veliye bilgilendirme yapılacak.
GÖRÜŞMELER SİSTEM ÜZERİNDEN KAYIT ALTINA ALINACAK
Randevu gerçekleştikten sonra yetkili personel, görüşmenin durumunu sistem üzerinden güncelleyebilecek. Gerçekleşen görüşmeler “Gerçekleşti”, yapılmayan görüşmeler ise “Yapılmadı” olarak işaretlenebilecek.
Ayrıca görüşmeye ilişkin kısa bir rapor veya açıklama sisteme eklenebilecek. Böylece gerçekleştirilen veli-öğretmen görüşmelerinin takibi ve kayıt altına alınması sağlanacak.
VELİLER RANDEVULARINI E-DEVLET ÜZERİNDEN OLUŞTURABİLECEK
Sistemi kullanacak velilerin giriş işlemlerini e-Devlet üzerinden gerçekleştirmesi planlanıyor. Sisteme giriş yapan veliler, “Yeni Randevu” ve “Randevularım” ekranları üzerinden işlemlerini gerçekleştirebilecek.
Veli, görüşmek istediği öğretmen veya personeli seçerek uygun tarih ve saat aralığından randevu talebi oluşturabilecek. Oluşturulan talep, okul yönetiminin onayına sunulacak.
RANDEVUNUN DURUMU SİSTEMDEN TAKİP EDİLECEK
Veliler, oluşturdukları randevuların durumunu sistem üzerinden takip edebilecek.
Randevular;
Beklemede: Kurum veya yetkilinin onayı bekleniyor.
Onaylandı: Randevu kesinleşti ve ilgili kişilere bildirim gönderildi.
Reddedildi: Talep uygun bulunmadı. Veli yeni bir tarih veya saat için yeniden randevu oluşturabilecek.
RANDEVU İPTALİ DE SİSTEM ÜZERİNDEN YAPILABİLECEK
Veliler, uygun durumdaki randevularını “Randevularım” ekranından iptal edebilecek. Okul yönetimleri de zorunlu durumlarda oluşturulan randevuları iptal edebilecek.
Daha önce onaylanmış bir randevunun iptal edilmesi halinde veli ve öğretmene sistem üzerinden bilgilendirme gönderilecek.
Yeni randevu sistemiyle birlikte okullarda veli-öğretmen görüşmelerinin daha planlı yürütülmesi, bekleme sürelerinin azaltılması ve randevu süreçlerinin elektronik ortamda takip edilmesi amaçlanıyor.
